5 sfaturi despre cum să alegeți un distugător de documente
Fie că sunteți în căutarea unei distrugător pentru birou sau pentru casă, baza succesului este alegerea în funcție de parametrii corecți. În acest articol, vă vom spune care este așa-numitul grad de securitate, ce alte materiale în afară de hârtie pot fi mărunțite, cum se calculează viteza de mărunțire sau dacă este posibilă reciclarea hârtiei aruncate.
În sens tradițional, un distrugător de documnte este un dispozitiv conceput pentru a elimina documentele care nu pot fi aruncate. În definiția extinsă, ne putem referi la distrugerea ireversibilă a datelor, indiferent de operatorul lor.
Distrugătoarele clasice au fost create la începutul secolului al XX-lea și își au locul în birouri până în prezent - în ciuda digitalizarii și tendinței birourilor de a folosi cât mai puțină hârtie. Unul dintre motive este obligația diverselor organizații de a arhiva datele sensibile pe suport de hârtie și necesitatea eliminării lor ulterioare în funcție de nivelul de securitate prescris.
Niveluri de securitate pentru un distrugător
Cu cât datele sunt mai sensibile, cu atât efortul necesar pentru a le elimina este mai mare. Din 2014, mărunțirea documentelor a fost guvernată în majoritatea țărilor europene de standardul internațional DIN 66399, care a înlocuit vechiul DIN 32757.
Conform DIN 66399, se disting următoarele tipuri de date:
- P - suport scris (documente clasice, extrase de cont etc.),
- O - suport optic (CD, DVD, Blu-ray),
- T - suport magnetic(dischete, benzi magnetice),
- E - suport electronic portabil (discuri USB, stocare externă, carduri de memorie),
- F - suport pentru filme (benzi de film și microfilme),
- H - hard disk-uri.
Securitatea depinde de gradul de secretizare a datelor de pe documentul respectiv și determină cât de mici vor fi particulele trebuie transportate pentru transportator.
De exemplu. pentru hârtie, cu cât particulele sunt mai mici, cu atât este mai dificilă reconstituirea documentului original. Tocarea hârtiei la diferite niveluri de securitate trebuie să îndeplinească următorii parametri:
|
grad de securitate |
parametri de hârtie mărunțită |
numărul aproximativ de particule realizate din hârtie A4 |
natura documentelor |
|
P-1 |
suprafața particulelor maxim 2 000 mm2. sau fâșii de orice lungime de până la 12 mm lățime |
32 |
cataloage, broșuri și alte documente fără informații sensibile |
|
P-2 |
suprafață maximă 800 mm2 sau fâșii de orice lungime până la 6 mm lățime |
78 |
documente de birou comune (instrucțiuni, formulare etc.) |
|
P-3 |
suprafață maximă 320 mm2 sau fâșii de orice lungime de până la 2 mm lățime |
195 |
documente cu date personale (de ex. comenzi, facturi), documente sensibile ale companiei |
|
P-4 |
suprafața max.160 mm2, lățimea fâșiilor max.6 mm |
390 |
dokumenty s citlivými osobními údaji |
|
P-5 |
suprafața max. 30 mm2, lățimea fâșiilor max. 2 mm |
2 079 |
documente top secrete (situații financiare, desene, date din dezvoltare și cercetare) |
|
P-6 |
suprafața max.10 mm2, lățimea fâșiilor max.1 mm |
6 237 |
documente cu informații esențiale pentru existența companiei |
|
P-7 |
suprafaț max. 5 mm2, lățimea fâșiilor max.1 mm |
12 474 |
documente militare și de securitate top secrete |
Pentru alte tipuri de suporturi, DIN 66399 specifică următorii parametri de mărunțire/eliminare:
|
O (suport optic) |
T (suport magnetic) |
E (suport electronic portabil) |
F (suport pentru filme) |
H (hard diskuri) |
|
O1 - fâși de până la 2 000 mm2 |
T1 - eliminare mecanică |
E1 - defect |
F1 - fâși de până la 160 mm2 |
H1 - defect |
|
O2 - fâși de până la 800 mm2 |
T2 - fâși de până la 2 000 mm2 |
E2 - demontarea și eliminarea pieselor |
F2 - fâși de până la 30 mm2 |
H2 - deteriorări mecanice sau electronice |
|
O3 - fâși de până la 160 mm2 |
T3 - fâși de până la 800 mm2 |
E3 - fâși de până la 300 mm2 |
F3 - fâși de până la 10 mm2 |
H3 - eliminare mecanică sau electronică |
|
O4 - fâși de până la 30 mm2 |
T4 - fâși de până la 160 mm2 |
E4 - fâși de până la 160 mm2 |
F4 - fâși de până la 2,5 mm2 |
H - fâși de până la 2 000 mm2 |
|
O5 - fâși de până la 10 mm2 |
T5 - fâși de până la 30 mm2 |
E5 - fâși de până la 10 mm2 |
F5 - fâși de până la 1 mm2 |
H - fâși de până la 320 mm2 |
|
O6 - fâși de până la 5 mm2 |
T6 - fâși de până la 10 mm2 |
E6 - fâși de până la 1 mm2 |
F6 - fâși de până la 0,5 mm2 |
H - fâși de până la 10 mm2 |
|
O7 - fâși de până la 0,2 mm2 |
T7 - fâși de până la 2,5 mm2 |
E7 - fâși de până la 0,5 mm2 |
F7 - fâși de până la 0,2 mm2 |
H - fâși de până la 5 mm2 |
Biroului Național de Securitate
Oficiul Național de Securitate al Republicii Cehe a adoptat standardul internațional ISO/IEC 21964 pentru eliminarea datelor sensibile, care se bazează parțial pe DIN 66399. Potrivit acestuia, mărunțirea documentelor sensibile pe hârtie în instituțiile statului este guvernată după cum urmează:
- nivelul 1 (informații rezervate): eliminarea conform nivelului de securitate P-2;
- nivelul 2 (informații confidențiale): eliminarea conform nivelului de securitate P-4;
- nivelul 3 (informații secrete): eliminarea conform nivelului de securitate P-5;
- nivelul 4 (informații top secret): eliminarea conform nivelului de securitate P-6.
Organizațiile de stat și comerciale trebuie să respecte regulamentul GDPR atunci când elimină date personale și sensibile, care, totuși, nu determină direct parametrii documentelor mărunțite. Cu toate acestea, documentele trebuie distruse, astfel încât nicio persoană neautorizată să nu poată ajunge la ele. Din acest punct de vedere, este logic să se ajungă la dispozitive care au o secțiune transversală (adică cel puțin gradul P-4).
4 pași pentru a alege un distrugător
Deși există distrugători cu acționare electrică și mecanică, vă recomandăm să achiziționați un dispozitiv electric pentru funcționarea normală. De asemenea, vom vorbi despre acestea în următoarele puncte.
Nivel adecvat de secretizare
Alegeți distrugătorul mai ales în funcție de natura documentelor distruse. Pentru fișierele obișnuite, este suficient un dispozitiv cu o tăietură longitudinală (creând benzi de hârtie); Eliminați documentele sensibile folosind freze încrucișate (se formează particule mici). Tocătoarele moderne vă permit să comutați între nivelurile de securitate.
Dacă alegeți un distrugător pentru instituțiile statului, asigurați-vă că echipamentul selectat trebuie să fie certificat de Oficiul Național de Securitate (conform Decretului nr. 528/2005 Col. Privind securitatea fizică și certificarea mijloacelor tehnice).
Capacitate și viteză de mărunțire
Aflați câte documente trebuie să aruncați în fiecare lună și ce tip de hârtie sunt. De aceasta și dimensiunea coșului este un aspect important. Standardul este de 5 până la 20 de litri, pentru distrugătoarele foarte „ocupate” coșul poate avea peste 200 de litri. Pentru etapa P-4, un litru este suficient pentru aproximativ 4 coli A4. Cu cât este mai mare gradul de securitate (și, prin urmare, cu cât particulele sunt mai mici), cu atât mai puțin volum va ocupa hârtia mărunțită.
Viteza de mărunțire este importantă pentru numărul de foi pe care mașina le poate toca în timpul unei zile lucrătoare.
Exemplu: calculul volumului de mărunțire Viteza de mărunțire este crucială - este dată în metri pe minut sau milimetri pe secundă. Acesta variază de obicei de la 0,3 m la 40 m/min; standardul este o viteză de aproximativ 4 m/min (13 coli A4 mărunțite pe minut).
Puteți crește viteza de multe ori achiziționând un distrugător care poate toca mai multe foi simultan. Există dispozitive care pot distruge până la 20 de coli la un moment dat, dar există și concasoare pe piață care elimină pachete întregi de hârtie simultan. Dacă rămânem la standardul de mai sus, distrugătorul va mărunții până la 130 de coli pe minut la o viteză de 4 m/s. Dar nu acesta este sfârșitul.
Capacitatea este de cele mai multe ori menționată pentru hârtiile cu greutatea de 70 g/m2, dar greutatea hârtiei clasice de birou este de 80 g/m2. Viteza de mărunțire este apoi proporțional mai mică. În exemplul de mai sus, un dispozitiv de 10 coli cu o viteză de 4 m/min ar elimina aproximativ 113 coli de hârtie standard de birou. Și atenție - mărunțirea generează o cantitate mare de căldură, astfel încât majoritatea distrugătoarelor pot fi în funcțiune timp de maximum 20 de minute. Apoi, trebuie să așteptați până la 40 de minute pentru ca acestea să se răcească. În exemplul de mai sus, puteți mărunții aproximativ 904 de coli de hârtie simplă de birou într-o zi lucrătoare.
Tipul de suport mărunțit
Majoritatea distrugătoarelor pot manipula capse și agrafe din documente, iar unele dispozitive pot tăia CD-uri, carduri din plastic și altele. Documentele electronice și magnetice trebuie predate unei firme specializate pentru eliminare.
Alt echipament
Multe dispozitive oferă funcții suplimentare, cel mai adesea:
- rulare inversă (ajută la eliminarea materialului blocat);
- oprire automată în caz de supraîncălzire;
- alimentator de hârtie;
- posibilitatea de a plasa distrugătorul pe un coș normal.
Vă recomandăm să achiziționați un distrugător echipat cu întrerupător automat în caz de supraîncălzire și, în mod ideal, și în. De asemenea, asigurați-vă că gura tocătorului este cât mai îngustă - acest lucru va preveni rănirea accidentală a degetelor.
Reciclarea materialului mărunțit
Puteți arunca în siguranță hârtie mărunțită în coșul de reciclare (consultați articolul despre utilizarea hârtiei în birou). Suporturile optice, magnetice și de film mărunțite aparțin deșeurilor mixte, diferite depozite de date ar trebui apoi eliminate ca așa-numitele deșeuri electronice (în mod similar, de exemplu, sunt eliminate și imprimantele).
