Utilizarea Gmail: 8 + 1 sfaturi utile pentru a vă ajuta să lucrați cu e-mailurile

21. 1. 2021

Sute de mesaje/e-mail necitite, timp pierdut pentru ștergerea constantă a acelorași interogări ale clienților și mai mult spam decât este acceptat pentru o singură căsuță de e-mail. Dacă al tău suferă de probleme similare, este timpul să începi să lucrezi cu e-mailurile mai eficient. Iată un total de 9 sfaturi practice pentru a face viața mai ușoară pentru toți utilizatorii Gmail.

Cuprins:

  • SFATUL 1: E-mailuri cu stea (nu doar)
  • SFATUL 2: Creați o sarcină de e-mail
  • SFATUL 3: Lăsați Gmail să sorteze e-mailuri pentru dvs.
  • SFATUL 4: Folosiți diferite forme de adrese de e-mail
  • SFATUL 5: Folosiți răspunsuri gata pregătite
  • SFATUL 6: Dați timpul înapoi - nu trimiteți e-mailuri eronate
  • SFAT 7: Trimiteți un e-mail exact când trebuie trimis
  • SFATUL 8: Căutați e-mailuri în mod eficient
  • SFAT bonus: Măsurați și evaluați activitatea din Gmail
  • Gmail este unul dintre cei mai cunoscuți furnizori de e-mail - controlează 20 % din piața globală.

    În articolul următor, am decis să analizăm mai îndeaproape Gmail, nu numai datorită popularității sale, ci și pentru că oferă o gamă largă de funcții și setări cu care este adesea dificil de concurat cu instrumentele de e-mail cu plată.În articolul următor, am decis să analizăm mai îndeaproape Gmail, nu numai datorită popularității sale, ci și pentru că oferă o gamă largă de funcții și setări cu care este adesea dificil de concurat.

    SFATUL 1: E-mailuri cu stea (nu doar)

    Gmail oferă mai multe moduri de a vă sorta e-mailurile. Aveți la dispoziție foldere și etichete clasice, puteți marca e-mailurile ca fiind „importante” sau cu asteriscuri (care nu trebuie să fie deloc asteriscuri).

     

    SFATUL 1: E-mailuri cu stea (nu doar)

     

    Nu în ultimul rând, e-mailurile pot fi arhivate, marcate ca spam, filtrate și, desigur, șterse. Folosind în mod inteligent aceste funcții, puteți face din Gmail un instrument puternic nu numai pentru primirea și trimiterea de e-mailuri, ci poate fi, de asemenea, un înlocuitor excelent pentru înregistrarea sarcinilor și listelor de sarcini (De exemplu, Trello).

    SFATUL 2: Creați o sarcină de e-mail

    Apropo de sarcini, știați că Gmail are încorporat un instrument simplu de creare a sarcinilor? Puteți converti cu ușurință fiecare e-mail într-un articol din lista dvs. personală de sarcini. Doar selectați „Adăugați la sarcini” din meniul avansat din detaliile e-mailului.

    SFATUL 2: Creați o sarcină de e-mail

     

    SFATUL 3: Lăsați Gmail să sorteze e-mailuri pentru dvs.

    Regulile automate, care pot fi create din orice filtre, sunt de asemenea excelente pentru sortarea mesajelor primite. Începeți doar să căutați prin e-mailuri și după ce ați scris fraza de căutare, faceți click pe săgeata cu meniul pentru a crea un filtru în partea dreaptă a ferestrei de căutare.

    După ce ați configurat reguli de filtrare pentru e-mailuri (de exemplu, adresa destinatarului, dimensiunea e-mailului sau conținutul mesajului sau subiectului), selectați doar acțiunea dorită (sau mai multe acțiuni simultan) și gata! Gmail va sorta mesajele primite pentru dvs.

    SFATUL 3: Lăsați Gmail să sorteze e-mailuri pentru dvs.

     

    SFATUL 4: Folosiți diferite forme de adrese de e-mail

    Gmail, spre deosebire de ex. Czech List și mulți alți furnizori de căsuțe de e-mail nu recunosc forma unei adrese de e-mail cu sau fără punct. Ce înseamnă asta în practică? Că puteți introduce orice număr de puncte în adresa dvs. de e-mail și va funcționa exact la fel.

    numelemeu@gmail.com= numele.meu@gmail.com= nu.me.le.me.u@gmail.com

    Dacă împărțirea adresei dvs. de e-mail cu puncte nu vă este suficientă, există și opțiunea de a vă extinde adresa de e-mail cu orice vă puteți gândi. Doar adăugați un „+” la formularul curent de e-mail înainte de semnul @ și introduceți orice cuvânt fără spațiu.

    numelemeu+orice@gmail.com = numelemeu@gmail.com

    Chiar și o adresă de e-mail modificată va funcționa exact în același mod, chiar dacă din punct de vedere tehnic sunt adrese de e-mail diferite. Avantajul este că regulile automate pot fi filtrate și setate în mesajele primite pentru adrese de e-mail alternative.

    Cum se folosește acest gadget în practică?

     

    SFATUL 4: Folosiți diferite forme de adrese de e-mail

     

    • Util când trebuie să vă înregistrați pentru același serviciu web de mai multe ori sub un singur e-mail (în acest caz veți folosi varianta cu puncte, varianta din lista „+” nu poate fi utilizată în unele servicii).
    • Potrivit pentru serviciile web unde introducerea e-mailurilor este o parte importantă a înregistrării și utilizării, dacă doriți să controlați e-mailurile (e-mail alternativ pentru buletine informative și partajarea anunțurilor).
    • Dacă vă extindeți portofoliul (puteți avea o formă de e-mail satisfăcătoare unică pentru fiecare serviciu), puteți urmări cu ușurință unde adresele de e-mail ajung la spammeri.

    SFATUL 5: Folosiți răspunsuri gata pregătite

    Cu siguranță ți se întâmplă ca unele dintre răspunsurile tale la e-mailuri să fie similare între ele ca gemenii. Știați că puteți pregăti cu ușurință șabloane de răspuns prin e-mail pentru cele mai frecvente întrebări direct în Gmail? Când scrieți un alt e-mail similar, puteți adăuga cu ușurință conținut dintr-un șablon salvat, inclusiv atașamente și imagini!

    Mai întâi, trebuie să activați opțiunea de pregătire preliminară în Setări din secțiunea Avansat. Ai stabilit? Începeți să scrieți un e-mail nou și salvați textul pe care doriți să îl salvați ca șablon. Omiteți semnătura din e-mail dacă ați setat-o ​​în e-mailuri - ar fi duplicată inutil după încărcarea șablonului. Faceți click pe meniul avansat (trei puncte verticale) din colțul din dreapta jos, selectați opțiunea de răspuns predefinit și salvați mesajul de e-mail ca șablon nou. Data viitoare când doriți să-l utilizați, îl veți găsi în aceeași listă din lista șabloanelor (Inserați șablonul - numele șablonului) atunci când scrieți un nou e-mail.

    SFATUL 6: Dați timpul înapoi - nu trimiteți e-mailuri eronate

    Poate că ți se întâmplă și ție. Mai ales atunci când sunteți interesat în mod special de conținutul impecabil al e-mailului, după ce ați verificat mesajul pentru a cincea oară, faceți click pe butonul „Trimite” și în acel moment veți realiza că există o eroare undeva. Dar e-mailul călătorește deja prin cablul Ethernet sub formă de unități și zerouri către destinatarul său. Nici o cale de intoarcere. Sau ...?

    Cu siguranță nu sunteți singurul care nu evită legile similare ale aprobării. Suntem chiar destui în întreaga lume pentru a face dezvoltatorii Gmail să merite să integreze funcția de returnare a e-mailurilor. De fapt, este mai mult o expediere întârziată. În setările generale, puteți seta un timp de anulare a trimiterii de până la 30 de secunde. După ce faceți click pe trimitere, Gmail vă va oferi opțiunea de a anula trimiterea e-mailului. Rețineți, totuși, că mesajul nu este trimis până la expirarea timpului de anulare stabilit, astfel încât toate e-mailurile vă vor lăsa cu o mică întârziere.

    SFAT 7: Trimiteți un e-mail exact când trebuie trimis

    Gmail nu a acceptat funcția de trimitere întârziată de mult timp. Modificarea a avut loc în aprilie 2019, când a pus în sfârșit această caracteristică la dispoziția tuturor utilizatorilor fără a fi nevoie să instaleze nicio extensie. 

    SFAT 7: Trimiteți un e-mail exact când trebuie trimis

     

    Pentru a trimite un e-mail în viitor, pur și simplu tastați săgeata de lângă butonul „trimiteți” și selectați „Programare către” atunci când compuneți un e-mail nou. Va apărea o fereastră în care puteți seta data și ora exactă la care trebuie trimis e-mailul. Serverul trimite e-mail-ul și nici măcar nu trebuie să vă conectați la Gmail, nici măcar nu trebuie să aveți computerul pornit. E-mailurile programate în acest mod se vor acumula în noul folder „Programat” din Gmail.

    SFATUL 8: Căutați e-mailuri în mod eficient

    Căutarea eficientă în e-mailuri nu numai că vă va ușura munca, ci va servi și ca o bază bună pentru crearea de filtre precise și de calitate. Nu trebuie doar să introduceți un cuvânt cheie în caseta de căutare, dar puteți utiliza și așa-numitul operatorii de căutare. Cu acești operatori, puteți căuta o frază, de exemplu, numai în conținutul unui e-mail, în e-mailurile de la un anumit expeditor sau în subiectul e-mailului. De exemplu, operatorii vă permit să căutați numai mesaje etichetate, redirecționate sau e-mailuri în bloc. Dacă înveți să le folosești, sistemul va căuta atașamente specifice de e-mail pentru tine în funcție de formatul fișierului sau dimensiunea atașamentului.

    Pentru o listă completă a tuturor operatorilor de căutare pe care îi puteți utiliza în Gmail, consultați Ajutor Google la acest link.

    SFAT bonus: Măsurați și evaluați activitatea din Gmail

    Dacă utilizați Gmail mai ales pentru serviciu, vă recomandăm să țineți evidența statisticilor dvs. de e-mail. Unul dintre instrumentele care oferă statistici de bază gratuite din Gmail este Email Meter. Doar conectați-l la Contul dvs. Google și, în scurt timp, veți avea statistici despre e-mailurile primite și trimise, rata medie de răspuns la e-mail, o prezentare generală a zilelor și orelor în care trimiteți/primiți e-mailuri cel mai des și multe alte valori interesante.

    Ce vor face statisticile pentru tine?

    • Pot stabili fluxuri de lucru - o bună practică pentru oamenii productivi este că au doar o anumită parte a zilei pentru a răspunde la e-mailuri. Statisticile vă vor ajuta să determinați când ar fi potrivit să răspundeți la e-mailuri și să verificați cât de bine vă îndepliniți obiectivele.
    • Ele pot servi drept argument bun pentru un client sau șef. Dacă sunteți copleșiți de e-mailuri, dar aveți probleme în apărarea acestui motiv al muncii dvs. în fața altora, arătați-le statisticile. Acestea pot fi folosite și ca bază pentru facturarea clienților - dacă plătiți pentru consultații.