Instrumente AI pentru reducerea costurilor de imprimare și gestionarea documentelor: Cum vă pot ajuta OCR și inteligența artificială?

În prezent, inteligența artificială este capabilă să genereze imagini, să scrie texte sau să analizeze date. Totuși, își face tot mai des simțită prezența și într-un domeniu mult mai puțin vizibil, și anume gestionarea documentelor. Tocmai în acest domeniu vă poate ajuta să economisiți nu doar timp, ci și hârtie și cartușe de imprimantă. Datorită combinației dintre OCR și instrumentele moderne de IA, nu mai este necesar să imprimați automat fiecare document mai lung în întregime, așa cum se făcea înainte. În zilele noastre, îl puteți converti cu ușurință în format digital și, ulterior, cu ajutorul IA, îl puteți analiza, rezuma și abia apoi decide ce informații aveți cu adevărat nevoie pe hârtie. Nu știți despre ce este vorba? În rândurile următoare vă vom lămuri.

OCR este primul pas către procesarea inteligentă a documentelor

La baza prelucrării documentelor pe hârtie se află tehnologia OCR, adică recunoașterea optică a caracterelor. Această tehnologie poate recunoaște textul, de exemplu, dintr-un document scanat și îl poate transforma într-un format care permite prelucrarea ulterioară. Deși OCR nu reprezintă în sine o formă de inteligență artificială generativă, în combinație cu aceasta oferă posibilități mult mai extinse.

Prin urmare, procesarea modernă a documentelor nu se limitează doar la scanarea acestora. De exemplu, sistemele cunoscute sub denumirea de IDP (Intelligent Document Processing – procesarea inteligentă a documentelor) pot recunoaște structura unui document, pot extrage informații specifice din acesta, îl pot clasifica automat sau pot permite căutarea rapidă în conținutul său. În practică, astfel pot fi procesate facturi, contracte, formulare, rapoarte, corespondență și numeroase alte documente. 

Sfat: Lumea modernă de astăzi nu se învârte doar în jurul inteligenței artificiale, ci și al telefoanelor mobile, în care AI este deja profund integrată. Dar știați că puteți imprima cu ușurință direct de pe telefonul mobil? Dacă nu, ghidul nostru vă va explica tot ce trebuie să știți. 

Înainte de a imprima un document, solicitați un rezumat al acestuia

Inteligența artificială generativă, precum ChatGPT, Google Gemini și alte instrumente similare, oferă posibilități și mai interesante. Imaginați-vă, de exemplu, un raport de cincizeci de pagini din care vă interesează doar câteva informații specifice. În loc să trimiteți automat întregul fișier către imprimantă, puteți solicita inteligenței artificiale să realizeze un rezumat al documentului, să identifice pasajele importante sau chiar să creeze o listă cu cele mai relevante puncte.

Ulterior, puteți decide dacă mai este necesar să imprimați documentul. Dacă da, de multe ori sunt suficiente doar câteva pagini relevante sau rezumatul generat. Tocmai aici inteligența artificială poate contribui la economii reale în procesul de imprimare, ajutând la reducerea numărului de pagini imprimate și, implicit, a consumului de cartușe și tonere pentru imprimantă. Desigur, este important să verificați întotdeauna cu atenție rezultatul generat de AI, pentru a vă asigura că acesta corespunde exact așteptărilor dumneavoastră. Un alt avantaj important este faptul că sistemele avansate de inteligență artificială pot deja extrage automat anumite informații sau pot clasifica documente, devenind astfel instrumente de ajutor și mai utile. 

Sfat: Costurile de imprimare pot fi reduse, bineînțeles, și prin alte metode, nu doar prin utilizarea inteligenței artificiale. Dacă doriți să aflați cum, vă recomandăm articolul nostru 9 sfaturi pentru reducerea costurilor de imprimare, în care prezentăm diverse modalități de economisire. 

Inteligența artificială poate ajuta și la pregătirea imprimării

Inteligența artificială începe să fie integrată treptat și direct în fluxurile de lucru pentru imprimare. În mediul profesional există deja soluții capabile, de exemplu, să citească o solicitare de imprimare primită prin e-mail, să extragă parametrii importanți și să pregătească automat o lucrare de imprimare. Asistenții AI sunt integrați și în programele de pregătire pentru tipar, unde contribuie la automatizarea activităților de rutină. 

Pentru utilizatorii obișnuiți, însă, mult mai importantă este utilizarea de bază a acestor tehnologii, în special realizarea rezumatelor menționate anterior, care pot reduce consumul de materiale pentru imprimare. Prin urmare, înainte de a imprima un document lung, solicitați realizarea unui rezumat și folosiți inteligența artificială pentru a identifica paginile care conțin informațiile necesare, apoi imprimați doar ceea ce veți utiliza cu adevărat. În companii, școli sau gospodării în care se imprimă în mod regulat, chiar și economiile mici se pot acumula în timp, ajungând să fie semnificative.

Aceste imprimante sunt ideale (nu doar) pentru imprimarea rezumatelor de texte generate de AI

SHOPPING DE
- 14%DAYS

PIXMA TS705A Inkjet Wifi BK CANON

In stoc 19 bucăți

523,55 Lei

452,29 Lei

373,79 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 448,03 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 15%DAYS

Canon PIXMA/MG2551S/MF/Cerneală/A4/USB

In stoc > 20 bucăți

278,20 Lei

235,55 Lei

194,67 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 185,84 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 43%DAYS

HP ENVY/6120e/MF/Ink/A4/WiFi/USB

In stoc 8 bucăți

667,47 Lei

381,88 Lei

315,60 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 347,49 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 3%DAYS

Brother HL-L2402D (30 ppm, USB 2.0, duplex)

In stoc 15 bucăți

514,56 Lei

497,06 Lei

410,79 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 485,59 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 14%DAYS

Canon PIXMA/MG2556S/MF/Ink/A4/USB

In stoc > 20 bucăți

278,20 Lei

239,62 Lei

198,03 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 221,93 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 16%DAYS

Imprimantă laser monocromatică BROTHER HL-1110E - A4, 20 ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, alb

In stoc 10 bucăți

534,36 Lei

447,54 Lei

369,87 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 440,51 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 33%DAYS

Canon PIXMA TS7750I - PSC/Wi-Fi/WiFi-Direct/Duplex/1200x1200/USB/ADF

In stoc > 20 bucăți

795,05 Lei

529,41 Lei

437,53 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 528,43 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 2%DAYS

Imprimantă laser monocromatică BROTHER HL-1112E - A4, 20 ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, negru - Utilizat

In stoc 1 bucăți

449,30 Lei

440,31 Lei

370,01 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 383,06 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 14%DAYS

Imprimantă laser monocromatică BROTHER HL-1112E - A4, 20 ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, negru

In stoc 20 bucăți

529,06 Lei

454,97 Lei

376,01 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 435,58 Lei

În coșul de cumpărături

SHOPPING DE
- 42%DAYS

HP LaserJet/M234d/MF/Laser/A4/USB

In stoc 20 bucăți

1 168,70 Lei

675,70 Lei

558,43 Lei fără TVA

Cel mai mic preț în ultimele 30 de zile: 648,50 Lei

În coșul de cumpărături

Totuși, este bine să țineți cont de trei aspecte. Așa cum am menționat deja, rezultatele obținute prin OCR sau AI nu sunt întotdeauna precise în proporție de sută la sută, motiv pentru care informațiile importante trebuie verificate înainte de a fi utilizate. De asemenea, analizați cu atenție ce documente încărcați în serviciile AI bazate pe cloud, mai ales dacă acestea conțin date personale, informații comerciale sau alte date sensibile. Al treilea aspect, sau mai degrabă un sfat, se referă la formularea unor instrucțiuni cât mai complete și precise, cunoscute și sub denumirea de prompturi pentru AI. Pentru ca inteligența artificială să vă ofere un rezultat cu adevărat bun, trebuie mai întâi să îi explicați cât mai clar și detaliat ce anume doriți să obțineți. Numai astfel vă poate furniza un rezultat relevant, care să corespundă așteptărilor dumneavoastră. 

Așadar, după cum puteți observa, dezvoltarea inteligenței artificiale nu înseamnă nicidecum sfârșitul imprimării tradiționale, ci, dimpotrivă, evoluția acesteia către o formă mai modernă. Inteligența artificială ne poate ajuta să decidem ce merită cu adevărat imprimat și să eliminăm paginile inutile înainte ca imprimanta să înceapă efectiv să funcționeze.

Descoperiți aici calculatoare performante care vă permit să utilizați instrumente AI pentru prelucrarea textelor

Despre autor
Jiří Filip
Redactor-șef cu experiență îndelungată al publicațiilor Letem světem Applem și Jablíčkář.cz, redactor tehnic al revistei Zboží.cz, editor al blogului TonerPartner, pasionat de tehnologie, de experimentarea cu dispozitive noi și de testarea produselor. Pe lângă interesul său pentru cele mai recente inovații high-tech, este pasionat și de gătit, excursii în natură, timpul petrecut cu familia și sport, în special sporturile de echipă. Mai multe informații despre el puteți găsi pe profilul său de LinkedIn. 

Articole similare

7 minute de citit

9 sfaturi despre cum să economisiți la imprimare

Nu contează dacă imprimați la birou sau acasă, frecvent sau doar ocazional – este întotdeauna util să vă gândiți cum puteți imprima mai inteligent și mai economic. De aceea, am pregătit pentru dumneavoastră nouă sfaturi practice care vă vor ajuta să reduceți costurile de imprimare și, în același timp, să protejați mediul. Sunt suficiente câteva schimbări simple, iar atât portofelul, cât și planeta vă vor mulțumi!

Articolul complet »

5 minute de citit

Cum se imprimă de pe smartphone: Ghidul începătorului

Camerele încorporate în smartphone-uri aproape că au înlocuit aparatele foto compacte. Odată cu creșterea spațiului de memorie internă și a puterii de operare, smartphone-urile devin instrumente de lucru cu drepturi depline, care înlocuiesc adesea laptopurile. Nu este surprinzător faptul că cererea de imprimare direct de pe telefoane mobile și tablete este în creștere. Citiți mai multe despre cum să imprimați de pe dispozitive mobile.

Articolul complet »